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做好合规管理,医药营销费用管理系统有新招!

做好合规管理,医药营销费用管理系统有新招!

 2012年,我国140家上市药企累计销售费用高达498亿元的远超同期净利润310亿元,引发业内人士关注。

 2013年7月,葛兰素史克(中国)行贿事件掀开了民众对于药企巨额营销费用的关注。

 2016年5月,米内网发文指出“2015年A股医药上市公司中营销费用超过10亿元的企业达25家;超过20亿元的有11家。”

医药营销费用管理系统

 三年过去了,药企营销手段有所改变,但营销费用却居高不下。米内网文章中还指出“25家销费用超过10亿元的企业中有14家企业的营销费用占去营业收入的比例超过20%。”更有报告指出“药企销售费用常年占营收60%以上”、“药企三年之间,销售费用飙升两亿”。高昂的销售费用吃掉的是药企利润,同时催生了一大批类似“葛兰素史克(中国)行贿事件”的“灰色营销”。

 近年来随着医疗体制改革的不断深入,国家对医药企业的合规要求不断提高,行业合规纠风管理也越抓越紧。合规在中国的核心问题就是规避商业贿赂,给医疗机构个人的回扣,无论是冠名处方费、劳务费、开单费、提成等带金销售,都是明显违法且没有争议的行为,对常见的销售折扣、赞助、会议邀请、讲课、宴请等行为的监管也逐渐从严。

 而从药企本身的角度讲,除了应对国家政策和市场环境变化,企业也希望通过合规管理,增强对营销费用的控制力,挤一挤营销费用当中的“水分”,实现节流;同时通过加强费用管控,进一步规范工作流程,强化对营销团队的管理。

  传统模式下的企业财务管理只能管到事前申请和事后审核,其中许多环节都管控不到。随着“移动/互联网+”深入发展,企业费用管理有了信息化和数字化的解决方案。不少药企都建立了营销费用管理系统,利用系统对费用进行事中、事前、事后的全过程管控,实现费用快速审批和报销。

 但如何有效地利用费用管理系统开展合规管理,规避合规和安全风险,许多企业甚至是系统提供商却不甚明了。而有一家药企的合规管理却走在了行业的前面,将合规政策和手段充分与费用管理软件系统相融合,通过强大而灵活的系统功能配置,满足全面细致的管理需求,这家公司就是由和记黄埔(中国)有限公司与上海市药材有限公司共同投资组建的上海首家中药合资企业——上海和黄药业有限公司。那么,它是如何做到的呢?

将管理制度融入软件  精细控制费用填报

  在费用管理系统设计实施阶段,和黄药业就在系统实施方顾问团队的帮助下,全面梳理了市场营销活动中实际发生的费用类型和相关审批流程,将费用管理、采购管理、合规管理等制度标准融入软件。根据不同的活动类型(费用科目)设置不同的系统填报模板,并通过字段帮助、系统提示、报错预警、限制提交等填报控制进行精细化管控。

  如此一来,员工就可在单据填报的整个过程中获得关于合规管理方面的指导,包括不同科目的填报人资格、不同活动类型和费用子项目的费用标准、发票开具要求、报销账期、附件要求等内容。对于易填错的字段,不仅有详细的字段帮助,系统还能自动进行提交检查。员工在填报过程中,如果没有按照公司的政策规定申报,就无法进入下一步操作。例如,利用系统对各种学术会议中餐费、馈赠的人数和人均金额,进行自动计算和检查,超出费用标准的申请或报销不能提交。

  通过填报控制的全面设置,员工进行费用申报的过程,同时也是执行管理制度、规范费用行为的过程,有力推动了公司合规管理政策的落地。

线上审批线下核查  效率与效能兼得

  企业营销费用申报都需经过多角度、多级别的审批,一般而言,业务部门审批在前,财务部门审核在后。对于合规管理来说,可在费用申请环节进行审批,在费用报销环节进行抽查,与财务部门紧密合作,对报销单据共同开展金额、流程、票据的合规性审核。

  和黄药业的合规管理人员作为审批流的一环,在业务部门审批之后,对费用申请单据进行线上审批。如发现违反合规规定的情况,可在不合规行为未发生的情况下,以审批意见、单据批注等形式进行指导和纠正。

  在费用申请审批的同时,合规审批人就可在系统中对单据标注报销抽查标记。合规部和财务人员可以在系统中检索查看有合规标记的单据,财务部在收到标有合规标记的单据后转交合规部审核,还可根据财务审核与合规抽查结果,对单据进行灵活的处理。

  通过系统线上审批与线下核查,既保证了审批过程的透明、公正和规范,又提高了合规工作效率。

进行费用的全过程管理

  随着新工具、新技术的不断应用,企业可通过多种手段全面参与费用花费的全过程,这将大大提高费用管理的效果。

  目前已有很多外资药企实施了商务卡,商务卡的使用不仅加强了费用使用的透明度,而且大大减少费用占款,加快了报销速度。

  此外,药企可以逐步开始进行费用的全过程管理,通过与外部互联网平台(如携程、去哪儿、滴滴打车等)和银行(进行银企直连)进行业务和数据对接实现全面的费用管理数字化。

通过大数据分析  强化合规分析

  费用管理系统一般都可提供费用使用明细、预算与实际差异对比和投入产出分析等报表,和黄药业的营销费用管理系统还可出具专供合规部门使用的报表,如营销活动审批表、费用抽查明细表、合规分析表等。

  合规管理人员可以通过报表,查看合规审批情况,了解影响审核通过率的退单原因,从而掌握本企业合规管理需解决的重点问题,以及合规政策在不同区域、团队的执行情况,用以优化合规政策、调整工作计划,不断提高合规管理水平。

       和黄药业的合规部负责人感叹道:“合规管理在企业的全面开展的确有不小的难度,但如果找对了方法和途径,就会有新的突破。和黄药业当初选择软科动力信息技术有限公司的法玛斯费用管理系统,主要是因为该系统功能与药企费用管理需求高度契合,能够对业务形成强大的支持,帮助企业实现管理提升目标。

       事实证明,软科动力团队对于医药企业营销费用管理的深度理解和丰富的实战经验,是其他针对所有行业的信息系统服务商所不可比拟的。通过法玛斯费用管理系统实现的合规管理提升,远远超过自己最初的设想和期望,相信随着系统的有效使用和持续完善,企业营销费用合规管理将迈上一个新的台阶。”



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