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财务人员审单难题,医药营销费用管理系统帮您解决!

财务人员审单难题,医药营销费用管理系统帮您解决!

 展读上市药企年报,日益高企的营销费用令人咋舌,除了关注营销费用对企业利润造成的挤压,笔者也为处理动辄数十亿费用报销的药企财务人员捏了一把汗。营销费用报销一直是长期困扰药企的“老大难”问题,也是压在财务人员肩上的一座大山。费用金额越来越大,报销单据越来越多,报销审单难题要一直难下去吗?

  笔者曾问过一家合资药企的高级会计,最多的时候一个月需要处理1625份报销单据,仅以每单报销10张发票计算,就要审16250张发票!这位会计告诉笔者,面对代表交上来的报销单据,她需要审核:发票的合规性,挑出假票、废票;报销金额与发票金额是否一致;权签是否完整;费用是否在预算内,超预算与预算外费用有无特批;报销单填写的事项与发票是否一致,会计做账时要随发票走。以上五项审核缺一不可,因为①②⑤体现的是涉税风险控制,体现的是授权控制,体现的是预算控制,方方面面都要把关负责,其中的工作量和沟通成本可以想见。

  如何解决报销审单难题?笔者在此给药企财务人员支上一招:上线费用管理系统软件,通过系统管理分担或减轻上述五项审核工作量,轻松解决审单难题。

 先说①②⑤项涉税风险控制,即针对发票的审核。代表报销的发票数量多,粘贴方式随意,发票与报销单据的关联还经常出错,除了审发票,财务人员还要花大量时间去理发票、对发票,白白耗费不少时间精力。

 对此系统能够提供有效的解决办法:代表在线上创建报销单据时,可要求其按照发票情况来填写费用明细,包括每个费用子项目的发票类型、费用发生地、发生日期等。

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 报销单据在完成线上审批后,系统可自动生成包含费用明细、成本中心、审批历史和支付信息等内容的付款凭单,同时按照费用项目、发票日期生成对应的发票黏贴单,代表需在指定位置分门别类粘贴发票,将付款凭单和发票黏贴单一起寄给财务部。

 财务人员在收到报销单据后,无需再次整理发票,研究发票与费用项目的关系,可以快速核对报销金额与发票金额是否一致,报销单填写的费用项目与发票类型是否一致,再检验发票真伪即可完成审单,审单难度降低,工作量也大幅下降。

  再说第项授权控制,财务人员在审核单据时要看权签是否完整,退回有漏签情况的单据,并进行再次提交审核。而一旦上线了费用管理系统,这项审核从此可以省略了!

  最后看第④项预算控制,财务人员可事先将费用预算与额度导入费用管理系统,通过费用预算实现静态的费用控制,通过预算额度实现动态的费用控制,所有费用的申请和报销均通过成本中心和费用科目(活动类型)与预算和额度相关联,实时、全面体现费用的计划、使用和结余情况,对费用花费行为进行预警或控制。

  这样就不需要到了最后的报销环节,才由财务人员进行事后管理。财务人员还可根据需要,在系统中对超额度、超申请的报销进行强控制,代表如果超出规定金额,就不能线上提交报销单据。系统截流了大部分超预算的报销单据,财务人员的审单压力自然减轻许多。

       由此可见,选对管理工具,财务人员审单难题就能迎刃而解。在减轻工作负担、提高工作效率的同时,还能规范报销管理,何乐而不为呢?

 

作者介绍:

姚南

医药信息化专家,东南大学EMBA专业毕业,拥有25年医药行业工作经验,先后在医药合资企业、医药独资企业担任信息技术经理、信息总监和中国区高级信息技术总监。目前专注于医药企业数字化转型、医药互联网解决方案的研究和项目实施。

作者微信号:yaonan502115,欢迎交流。



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