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用对医药营销费用管理系统,有效规避合规风险!

用对医药营销费用管理系统,有效规避合规风险!

政府对医药行业继2016年的“两票制”、“营改增”和流通整治之后,2017年2月,国务院办公厅又印发文件,明确要求医药代表“不得承担药品销售任务”,“只能从事学术推广、技术咨询等活动”。

其实早在国17条发布之后,就有媒体称收到“卫计委在上海8家大医院中抓到了违规药代”的风声。

而就在今年2月底,某知名药企就因医药代表滞留诊区推销药品,被该医院采取停药或停止支付货款的措施。

近日,上海某医院更爆出通知合作供应商各类工作人员和销售代表来医院拍摄个人照片的短信,上海的三甲医院或将陆续装上人脸识别系统,那么接下来医院通过系统监控严禁医药代表进入医院促销就是顺理成章的事了。

从国务院办公厅如此高规格地对一个职业明确说明该干什么不能做什么,以及医院端连续严厉打击违规药代的行动看来,医药行业整顿洗牌的严肃性毋庸置疑,药企面临的合规压力和风险也越来越大!


那么,药企该如何有效防范和规避合规风险?

不少医药企业的合规新举措聚焦于营销费用管理,着眼于对流程的修补和一线员工的监管,如完善费用计划和报销(尤其是学术推广活动)的审批程序,严控专家劳务费,要求员工降低招待标准,减少销售费用等。

但目前许多药企仍然靠手工方式对营销费用进行人为管控,这种传统模式不仅耗费大量人力物力,更为致命的是,在这种模式下往往要等不合规的销售行为已经发生之后,才会在费用报销环节被企业发现。而企业出于种种顾虑,又不得不予以报销,这样一来就等于默许了营销人员的不合规做法,进一步放大了风险。更有甚者,有些费用管理较为粗放的企业根本无法及时发现员工的不合规行为,直到遭到举报或被有关部门查处时才悔之晚矣。不能有效监管营销费用,带给药企的不仅仅是合规风险,更会造成巨大的经营风险,使得多年苦心经营的企业和产品品牌毁于一旦!

因此,为了适应行业和市场环境的变化,企业必须改变保守的管理理念和模式,通过信息系统开展合规转型。目前在医药企业营销费用管理、差旅费报销等领域已有较为成熟的产品和解决方案,但有些药企担心,将营销费用相关信息数据导入软件系统,一旦发生数据丢失或处理不当,反而会增加企业的合规风险,因此不愿上线费控系统。

对此笔者不以为然,系统安全性对药企的重要性不言而喻,但上述做法实属“因噎废食”。市场上的确有不少费用报销软件采用的是SaaS(软件即服务),即基于互联网提供软件服务的软件应用模式,将系统服务器搭建在公有云,企业通过互联网使用信息系统。这种模式对于药企而言,确实存在一定的信息安全风险。

但优秀的费用管理系统,尤其是针对医药企业开发的费控系统,能够提供完整的安全解决方案,包括将所有应用和服务搭建在企业内部,采取数据库服务器保护、数据库加密等各种技术手段确保数据安全,并应用各种系统功能保证单据存储和传输过程中的安全等。

在保证信息数据安全的前提下,营销费用管理系统基于Web端和移动智能终端应用,能够通过费用预算/额度、费用申报审批、差旅和其他物品采购、费用入账核销、单据邮寄、分析报表等多种功能,帮助企业对营销费用进行事前、事中、事后的全过程管理,进而对不合规行为进行事前预警防范,事中管控规避和事后评估分析,全方位降低合规风险。

如将费用管理、采购管理、合规管理等制度标准融入软件,根据不同的活动类型(费用科目)配置不同的系统填报模板和审批流,通过系统提示、报错预警等手段进行事前防范。

随着新工具和新技术的不断应用,企业可以通过实施商务卡和银企直连、将系统与外部互联网平台(如携程、去哪儿、滴滴打车)进行业务和数据对接等多种手段,全面参与费用花费的全过程进行事中管控。

系统还可根据实际业务需求导出费用使用和合规报表,通过报表查看费用花费与活动审批情况,重点监测招待、馈赠等费用项目,分析退单原因,评估合规管理效能,及时调整合规政策和工作重点。

由此可见,药企必须依靠CRM系统,才能增强对营销费用的控制力,推动合规政策落地。医药企业建设营销费用管理系统不仅不会增加合规风险,反而有助于企业开展流程优化、费用控制和财务分析,提升合规管理水平,防范合规和经营风险。当然,选择对医药企业营销管理有丰富实战经验的系统服务商和专门为医药企业量身打造的费用管理系统,也十分关键。

也有不少药企担心对营销费用开展合规管控,会影响销售人员的积极性,导致销量下滑。对此业内有识之士指出:过去,制药行业是一个利益交换的博弈时代,而未来一定是一个以疾病治疗为核心、以患者康复为目标,以医疗服务为手段,充分体现产品治疗学地位的价值管理的时代。药企应积极通过正当合规的学术推广活动,向医生传递新的药品资讯,了解最新的学术进展,从而更好地为患者服务,使医药营销回归价值原点,使医药代表成为令人尊重的职业,在合法合规之下实现企业的健康发展和业绩的稳步增长。




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