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合规管理系统

合规管理系统

知难而进,药企营销费用合规管理有新招!

近年来随着医疗体制改革的不断深入,国家对医药企业的合规要求不断提高,行业合规纠风管理也越抓越紧。合规在中国的核心问题就是规避商业贿赂。而从药企本身的角度讲,除了应对国家政策和市场环境变化,企业也希望通过合规管理,增强对营销费用的控制力,挤一挤营销费用当中的“水分”,实现节流;同时通过加强费用管控,进一步规范工作流程,强化对营销团队的管理。 

不少药企都建立了营销费用管理系统,利用系统对费用进行全面管控, 如何有效地利用费用管理系统开展合规管理,规避合规和安全风险,许多企业甚至是系统提供商却不甚明了。而上海某药企的合规管理却走在了行业的前面,那么是如何做到的呢?

将管理制度融入软件  精细控制费用填报

在费用管理系统设计实施阶段,这家药企就在软科动力系统实施方顾问团队的帮助下,全面梳理了市场营销活动中实际发生的费用类型和相关审批流程,将费用管理、采购管理、合规管理等制度标准融入软件。如此一来员工就可在单据填报的整个过程中获得关于合规管理方面的指导。通过填报控制的全面设置,员工进行费用申报的过程,同时也是执行管理制度、规范费用行为的过程,有力推动了公司合规管理政策的落地。

线上审批线下核查  效率与效能兼得

企业营销费用申报都需经过多角度、多级别的审批,企业的合规管理人员作为审批流的一环在业务部门审批之后,对费用申请单据进行线上审批。如发现违反合规规定的情况,可在不合规行为未发生的情况下,以审批意见、单据批注等形式进行指导和纠正。

在费用申请审批的同时,合规审批人就可在系统中对单据标注抽查标记,还可根据财务审核与合规抽查结果,对单据进行灵活的处理。

通过系统线上审批线下核查,既保证了审批过程的透明、公正和规范,又提高了合规工作效率。

进行费用的全过程管理

随着新工具、新技术的不断应用,企业可通过多种手段全面参与费用花费的全过程,这将大大提高费用管理的效果。

目前已有很多外资药企实施了商务卡,商务卡的使用不仅加强了费用使用的透明度,而且大大减少费用占款,加快了报销速度。

此外药企可以逐步开始进行费用的全过程管理通过与外部互联网平台(如携程、去哪儿、滴滴打车等)和银行(进行银企直连)进行业务和数据对接实现全面的费用管理数字化

通过大数据分析  强化合规分析

费用管理系统一般都提供费用使用明细预算与实际差异对比和投入产出分析等报表,而法玛斯营销费用管理系统还可出具专供合规部门使用的报表,如营销活动审批表、费用抽查明细表、合规分析表等。合规管理人员可以通过报表分析,优化合规政策、调整工作计划,不断提高合规管理水平。

该药企的合规部负责人感叹道:“合规管理在企业的全面开展的确有不小的难度,但如果找对了方法和途径,就会有新的突破。公司当初选择软科动力信息技术有限公司的法玛斯费用管理系统,主要是因为该系统功能与药企费用管理需求高度契合,能够对业务形成强大的支持,帮助企业实现管理提升目标。事实证明,软科动力团队对于医药企业营销费用管理的深度理解和丰富的实战经验,是其他针对所有行业的信息系统服务商所不可比拟的。通过法玛斯费用管理系统实现的合规管理提升,远远超过自己最初的设想和期望,相信随着系统的有效使用和持续完善,企业营销费用合规管理将迈上一个新的台阶。”

 

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