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营销费用报销系统

营销费用报销系统

代表报销周期最快一周,这家药企是怎么做到?!

    

代表报销慢这一长期困扰药企的顽疾,真的无药可治吗?答案并非如此,因为一家药企费用的报销最快能够在一周之内完成,而且流程清晰规范、合规管控到位,这是如何做到的呢?

传统模式下的药企报账管理,业务审批和单据审核并行,审批领导本身就业务繁忙,不能及时处理单据,影响了报销速度。而且在每个审批环节都有多种原因造成退单,甚至丢单,再加上代表分布在全国,财务人员收单、审单工作繁重,入账和付款速度也难以提升。

随着“移动/互联网+”深入发展,这家药企针对费用与报销管理问题选择了信息化和数字化的解决方案,于2017年年初上线了软科动力法玛斯营销费用管理系统。

上线以来,该企业费用报销出现明显的变化,最重要的是效率的出现了近乎奇迹般的提升——最快的一次,有一名代表在一周之内就完成了费用报销,一时成为业内“传说”。“这到底是一个什么样的系统?”这是所有人心中最大的疑问。

据该企业财务总监介绍,此次上线的费用管理系统基于Web端和移动端搭建了完整的营销费用管理系统,对费用进行事中、事前、事后的全过程有效管控,从而实现费用快速审批和报销。他表示:“互联网营销费用管理系统不仅能够提升费用报销的效率,更重要的是规范业务流程、增强企业对营销费用的管控力,从根源上解决营销费用报销难、报销慢问题。”

系统上线后,营销人员可在WEB端进行费用申请、借款和报销的填报,业务部门、财务部门和合规部门的管理人员能够同时在WEB端和手机端进行单据审批。工作繁忙、经常出差的中高层管理人员可利用手机APP快速批阅单据,如出现单据审批不通过或退回修改的情况,审批人还能通过系统自动发送短信通知单据创建人,员工也能够在手机端随时随地查看审批和报销进度,及时处理报销中出现的问题,大大加快了报销速度。   

报销单据在完成线上填报和审批后,员工才能在系统中打印相应单据,按要求黏贴发票后,将单据以快件形式寄给公司财务部。“线上审批、线下审单”将分管领导业务审核和财务人员单据审核合理分开,先审批再审单,有效减少了退单、丢单的情况,也进一步缩短了报销周期。

法玛斯营销费用管理系统的报销提速不单在员工的申请报销环节,也在财务人员审单、入账和付款环节下足了功夫。

系统在设计之初,就根据公司具体的费用类型、会计科目和使用部门,配置了不同的管理模板和填报入口,不仅仅便于用户录入,也便于会计核算。

财务人员在收到报销单据后,可利用扫码设备快速定位单据,审核相关发票和资料,如果在审单过程中发现不合规情况,财务人员还可以在系统中直接进行特殊处理。

系统还能自动导出付款明细清单,供分管会计直接提供给付款部门或银行,既减少了财务人员的工作量,又缩短了从完成报销审批到打款给代表的时间。

营销费用报销在一周内完成虽只是个例,但相信随着使用者的逐渐适应和系统的不断完善,报销效率出现大幅度的提升是可以预见的。而且,不仅仅是费用的报销,费用的计划、使用和分析等都可借助法玛斯得到持续优化,企业各部门、各级管理/业务人员也都可通过使用系统提高工作效率和效能。一个好的营销费用管理平台能给医药企业带来的价值是难以估量的,而真正享受到信息系统为业务增长带来的动力,正是企业开展信息化建设的终极目标。

 

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